Menu Tematyczne

Ostatnio dodane

ZARZĄDZENIE Nr 126/15 Burmistrza Miasta Hajnówka z dnia 15 grudnia 2015r.

Drukuj
1 2 3

ZARZĄDZENIE Nr 126/15

Burmistrza Miasta Hajnówka

z dnia 15 grudnia 2015 roku

w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Hajnówka

 

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1515) oraz § 1 ust. 3 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67; Nr 27, poz. 140) zarządzam, co następuje:

§1.1. Z dniem 1 stycznia 2016 r. wprowadzam w Urzędzie Miasta Hajnówka zwanym dalej „Urzędem” teleinformatyczny system do elektronicznego zarządzenia dokumentacją, zwanym dalej „EZD”, jako system wspomagający.

2. Obowiązującym systemem prowadzenia dokumentacji w dalszym ciągu jest system tradycyjny, a sprawy wytypowane do pilotażu dodatkowo wprowadza się elektronicznie.

§ 2.1. W EZD tworzy się, prowadzi ewidencję i rejestrację, przechowuje oraz zapewnia ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą spraw w postaci elektronicznej objętych pilotażem.

2. Listę klas z wykazu akt, w ramach których prowadzone będzie elektroniczne załatwienie spraw w Urzędzie określa załącznik do zarządzenia.

§3.1. W Urzędzie ustalam jeden punkt Kancelarii Ogólnej - Punkt Obsługi Interesantów.

2. Kancelaria Ogólna prowadzi rejestr korespondencji wpływającej i wychodzącej.

3. Wpływy adresowane na Urząd traktowane są jako korespondencja urzędowa i są otwierane w Kancelarii Ogólnej z wyłączeniem wypływów:

1) adresowanych imiennie, bez wskazania stanowiska służbowego, które przekazuje się adresatom bez dokonywania rejestracji w dzienniku korespondencyjnym

2) wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem, chyba że ustalenia adresata możliwe jest jedynie po otwarciu przesyłki;

3) przesyłek sądowych, adresowanych imiennie do osób zatrudnionych w Urzędzie;

4) ofert przetargowych;

5) ofert konkursowych na wolne stanowisko urzędnicze;

6) przesyłek zawierających informacje niejawne, które przekazywane są pełnomocnikowi do spraw informacji niejawnych.

§4. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany, unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określony jako numer z rejestru przesyłek wpływających.

§5.1. Wpływy na nośniku papierowym w sprawach, o których mowa w §2 po zewidencjonowaniu w EZD oraz naniesieniu unikatowego identyfikatora są skanowane z zastrzeżeniem ust. 3

2. Przesyłki na nośniku papierowym Kancelaria Ogólna rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma,

2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty

3. Nie wykonuje się odwzorowywania cyfrowego wpływów ze względu na:

1) rozmiar strony większej niż A4;

2) liczbę stron większa niż 20;

3) nieczytelne treści;

4) postać inną niż papierowa;

5) postać lub formę niemożliwą do skanowania.

4. Dokumenty nie podlegające rejestracji i skanowaniu:

1) publikacje, gazety, czasopisma, książki, prospekty itp.,

2) życzenia, zaproszenia, oferty handlowe w tym szkoleniowe,

3) dokumentacja kadrowa (np. wnioski o udzielenie urlopu, druk L-4, oświadczenia pracowników, wnioski o dopłatę do zakupu okularów itp.).

§6. Dopuszcza się prowadzenie rejestrów i ewidencji możliwych do zrealizowania w EZD w kolejnych etapach wprowadzania pilotażu poprzez publikowanie na bieżąco na portalu wewnętrznym Urzędu.

§7.1. W przypadku awarii EZD upoważniam Sekretarza Gminy Miejskiej Hajnówka do podjęcia decyzji w sprawie przywrócenia obiegu akt na nośniku papierowym zgodnie z zasadami i trybem określonym w załączniku do Rozporządzenia Prezesa Rady ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

2. Po ustanowieniu awarii należy:

1) niezwłocznie nanieść unikatowy identyfikator;

2) wykonać odwzorowanie cyfrowe wpływu na nośniku papierowym;

3) odzwierciedlić w EZD przebieg załatwień spraw.

§8. Wykonanie zarządzenia powierza się Kierownikom Referatów Urzędu Miasta Hajnówka oraz pracownikom na samodzielnych stanowiskach.

§9. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Miejskiej Hajnówka.

§10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
 

Burmistrz Miasta Hajnówka

Jerzy Sirak


Data wytworzenia: 2016-03-17 15:14 Autor: Jarosław Grygoruk Data publikacji: 2016-03-17 15:14 Osoba udostępniająca na stronie: Emilia Rynkowska Data ostatniej modyfikacji: 2016-03-17 Osoba modyfikująca: Emilia Rynkowska