BIP UM Hajnówka

Biuletyn Informacji Publicznej Miasta Hajnowka - Struktura organizacyjna Urzędu Miasta

Struktura organizacyjna Urzędu Miasta Hajnówka

 

Kontakt

 

Adres:

Urząd Miasta Hajnówka

ul. Aleksego Zina 1

17-200 Hajnówka

tel. 85-682-21-80, fax 85-674-37-46

Godziny otwarcia:

poniedziałek- piątek 7.30- 15.30

Godziny przyjęć Burmistrza Miasta:

poniedziałek 13.00 - 17.00

Wewnętrzna organizacja urzędu:

 

Komórka

Telefon

Burmistrz Miasta Jerzy Sirak, II piętro - pokój nr 219

85-682-21-80

Zastępca Burmistrza Ireneusz Roman Kiendyś, II piętro - pokój nr 219

85-682-21-80

Sekretarz Urzędu Miasta Jarosław Grygoruk, II piętro - pokój nr 217

85-682-64-44

Skarbnik Urzędu Miasta Agnieszka Irena Zabrocka, II piętro - pokój nr 218

85-68-64-54

Biuro Rady Miasta, II piętro - pokój nr 210
Halina Stepaniuk

85-682-64-46

Obrona Cywilna, II piętro - pokój 205

Pełnomocnik: Bazyl Wawreszuk

85-682-29-05

Referat Budownictwa i Inwestycji, II piętro - pokój nr 209
Kierownik: Jarosław Kicel

85-682-28-75

Referat Finansowo-Budżetowy, II piętro - pokój nr 223
Kierownik: Elżbieta Żornaczuk

85-682 20-15

Referat Gospodarki Gruntami i Rolnictwa, II piętro - pokój nr 216
Kierownik: Agnieszka Jolanta Masalska

85-682 64-48

Referat Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, II piętro - pokój nr 204
Kierownik: Marta Wilson-Trochimczyk

85-682-35-19

Referat Polityki Gospodarczej, II piętro - pokój nr 220 i 221 
Kierownik: Jarosław Grygoruk

85-682-64-45

Referat Społeczno Administracyjny, II piętro - pokój nr 224 
Kierownik: Alicja Siemieniuk

85-682-20-13

Sekretariat, II piętro pokój nr 219 
Marlena Biegluk

85-682-21-80

 fax 85-674-37-46

Urząd Stanu Cywilnego, parter - pokój nr 15 
Kierownik: Małgorzata Dąbrowska

85-682 26-70

Zespół Oświaty, Kultury i Sportu - II piętro - pokój nr 206
Kierownik: Jolanta Stefaniuk

85-682-24-88

Referat Rozwoju
Kierownik: Magdalena Chirko

 

 

Kompetencje referatów:

 

Biuro Rady Miasta

  • wgląd do aktów prawa miejscowego,

  • dokumentacja organów samorządowych.

Referat Budownictwa i Inwestycji

  • Obsługa inwestycji budowlanych (w tym budowy i modernizacji dróg) realizowanych z budżetu miasta lub z innych pozyskanych przez miasto środków.

  • Planowanie i koordynacja prac w zakresie infrastruktury komunalnej.

  • Obsługa inwestycji realizowanych z udziałem środków własnych mieszkańców.

  • Prowadzenie spraw dotyczących organizacji robót publicznych na terenie miasta.

  • Prowadzenie spraw dotyczących opracowywania planów zagospodarowania przestrzennego miasta.

  • Wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.

  • Udzielanie informacji o przeznaczeniu terenu w planie zagospodarowania przestrzennego.

Referat Finansowo - Budżetowy

  1. W zakresie planowania i realizacji budżetu Miasta:

  • koordynacja prac związanych z planowaniem i ustalaniem projektu budżetu Miasta,

  • opracowywanie projektu budżetu Miasta,

  • opracowanie projektu układu wykonawczego budżetu, sporządzanie okresowych analiz, informacji, sprawozdań budżetowych i rocznych sprawozdań z wykonania budżetu gospodarki pozabudżetowej,

  • przygotowanie projektów zmian w budżecie,

  • przekazywanie środków finansowym jednostkom budżetowym.

  1. W zakresie nadzoru nad gospodarką finansową jednostek organizacyjnych powiązanych z budżetem Miasta:

  • kontrola prawidłowości opracowywania i zatwierdzania planów finansowych jednostek,

  • prowadzenie finansowej kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta i podległych jednostkach organizacyjnych,

  • prowadzenie spraw dotyczących wymiaru podatków i opłat lokalnych,

  • sporządzanie sprawozdań w wymiaru należności, z wpływów podatkowych oraz z zastosowanych ulg, a także informacji o utraconych dochodach z tytułu ulg i zwolnień ustawowych,

  • prowadzenie czynności kontrolnych w zakresie rzetelności zgłoszenia przedmiotów opodatkowania,

  • wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym i o nie zaleganiu w podatkach i opłatach lokalnych,

  • opracowywanie projektów uchwał w sprawie stawek podatków i opłat lokalnych,

  • przygotowywanie wniosków lub stanowisk w sprawach stosowania ulg w podatkach pobieranych przez urząd skarbowy, a stanowiących w całości dochody Miasta,

  • prowadzenie księgowości podatków i opłat lokalnych,

  •  windykacja należności z tytułu podatków i opłat lokalnych,

  • prowadzenie ewidencji dla potrzeb podatku od środków transportowych, od posiadania psów i mandatów kredytowych,

  • prowadzenie egzekucji administracyjnej w zakresie należności z tytułu podatków i opłat, dla których organ Miasta jest właściwy do ustalania i pobierania.

  1. W zakresie obsługi finansowo - księgowej:

  • sporządzanie list płac pracowników Urzędu oraz prowadzenie rozliczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych i podatku dochodowego od osób fizycznych,

  • sporządzanie list wypłat diet radnym i przewodniczącym rad osiedli,

  • prowadzenie rozliczeń z tytułu umów cywilno - prawnych

  • rozliczanie zaliczek, delegacji służbowych i ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych,

  • przekazywanie dotacji jednostkom gospodarki pozabudżetowej oraz pozostałych dotacji celowych,

  • obsługa kasowa Urzędu,

  • sporządzanie bilansu Urzędu i zbiorczych sprawozdań podległych jednostek oraz sprawozdań z zakresu realizacji wydatków budżetowych,

  • prowadzenie ewidencji mienia budżetu.

Referat Gospodarki Gruntami i Rolnictwa

  1. w zakresie geodezji:

  • komunalizacja mienia gminnego,

  • sprzedaż lub oddawanie nieruchomości stanowiące własność Miasta w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżaw lub najem,

  • podział, rozgraniczanie nieruchomości i zamiana gruntów,

  • przekazywanie w trwały zarząd nieruchomości miejskich jednostkom organizacyjnym nie posiadającym osobowości prawnej,

  • sprawowanie kontroli wykonywania prawa użytkownika i trwałego zarządu,

  • rozwiązywanie umów użytkowania wieczystego, dzierżawy lub najmu oraz wygaszania prawa użytkowania i trwałego zarządu,

  • korzystanie przez miasto z prawa pierwokupu,

  • kontrola obowiązku terminowej zabudowy działek,

  • aktualizacja cen gruntów oraz naliczanie opłat za użytkowanie wieczyste, użytkowanie i trwały zarząd,

  • naliczanie opłat adiacenckich,

  • przejmowanie przez miasto od przedsiębiorstw państwowych gruntów zabudowanych budynkami mieszkalnymi wraz z towarzyszącymi obiektami infrastruktury technicznej i społecznej.

  1. w zakresie gospodarki nieruchomościami:

  • prowadzenie spraw związanych z dysponowaniem środkami Miejskiego Funduszu Gospodarki,

  • prowadzenie spraw związanych z nazewnictwem ulic i placów oraz nadawaniem numerów porządkowych nieruchomościom,

  • planowanie, zlecanie i odbiór robót geodezyjno - kartograficznych,

  • okazywanie na gruncie granic nieruchomości zbywanych przez miasto.

  1. w zakresie rolnictwa i leśnictwa:

  • prowadzenie spraw związanych z produkcją roślinną i zwierzęcą,

  • prowadzenie spraw związanych z ogrodami działkowymi,

  • prowadzenie spraw związanych z wspólnotami gruntowymi.

Referat Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska

Do zadań referatu należy prowadzenie spraw z zakresu:

  • ochrony środowiska i ochrony przyrody,

  • utrzymania porządku czystości na terenie Miasta,

  • gospodarki wodnej i ściekowej,

  • utrzymania dróg gminnych,

  • prowadzenia zimowego utrzymania dróg,

  • utrzymania miejsc pamięci narodowej,

  • prowadzenia gospodarki mieszkaniowym zasobem gminy,

  • najmu lokali użytkowych,

  • dodatków mieszkaniowych,

  • oraz inne zadania z zakresu gospodarki komunalnej nie zastrzeżone na rzecz innych referatów.

w szczególności:

  1. prowadzenie spraw związanych z najmem, zamianami, podziałem lokali mieszkalnych oraz związanych z gospodarką lokalami mieszkalnymi,

  2. organizowanie pracy Społecznej Komisji Mieszkaniowej, przygotowywanie projektów list najmu i zamiany,

  3. organizowanie przetargów na najem lokali użytkowych,

  4. prowadzenie spraw dotyczących eksmisji z lokali mieszkalnych,

  5. przyjmowanie wniosków i przygotowywanie decyzji w sprawach dodatków mieszkaniowych,

  6. opracowywanie programów ochrony środowiska,

  7. prowadzenie spraw z zakresu naliczania opłat ekologicznych za korzystanie ze środowiska odprowadzanych do Urzędu Marszałkowskiego,

  8. Prowadzenie spraw związanych z gospodarką odpadami, w tym:

  • organizowanie systemu selektywnej zbiórki odpadów,

  • nadzór nad działalnością wysypiska śmieci,

  • określanie sposobu postępowania z odpadami: przygotowywanie projektów decyzji i opinii w sprawach związanych ze składowaniem odpadów oraz prowadzeniem działalności w wyniku której powstają odpady.

  1. Przygotowywanie projektów decyzji zezwalającej na świadczenie usług w zakresie zbiórki i transportu odpadów komunalnych stałych i ciekłych.

  2. Podejmowanie czynności mających na celu likwidację składowania odpadów w miejscach do tego nieprzeznaczonych.

  3. Podejmowanie czynności mających na celu właściwe utrzymanie, ochronę i pielęgnację zieleni miejskiej oraz obiektów małej architektury w tym nadzór nad realizacją prac utrzymaniowych takich jak koszenie ,cięcie drzew i krzewów, zamiatanie ręczne i mechaniczne ulic i placów.

  4. Prowadzenie zadań z zakresu gospodarki wodno – ściekowej w tym: przygotowywanie projektów decyzji zezwalającej na świadczenie usług w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i odprowadzenie ścieków.

  5. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem ,konserwacją i remontami pomników i cmentarzy wojennych oraz miejsc pamięci narodowej.

  6. Przygotowywanie projektów rozstrzygnięć z zakresu ochrony zwierząt oraz utrzymywania zwierząt ras agresywnych.

  7. Organizowanie akcji sanitarno porządkowych w tym odłowów bezdomnych zwierząt.

  8. Prowadzenie spraw związanych z dysponowaniem środkami Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz opracowywanie corocznych zestawień przychodów i wydatków Funduszu.

  9. Prowadzenie spraw dotyczących stanu sanitarno – porządkowego Miasta na terenach komunalnych nie przekazanych w zarząd lub użytkowanie bądź dzierżawę innym podmiotom.

  10. Podejmowanie czynności mających na celu właściwe utrzymanie dróg gminnych w zakresie: oznakowania poziomego i pionowego, równania dróg gruntowych, likwidowanie przełomów oraz naprawy dróg.

  11. Utrzymanie kanalizacji burzowej.

  12. Oznakowanie ulic tablicami z ich nazwami.

  13. Przygotowywanie projektów decyzji na zajęcie pasa drogowego oraz wydawanie opinii w sprawie umieszczania urządzeń w pasach drogowych.

  14. Przygotowywanie decyzji w zakresie zezwoleń za usuwanie drzew i krzewów oraz naliczających kary za usunięcie drzew i krzewów bez zezwolenia.

  15. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem rowów odprowadzających wody opadowe.

  16. Współpraca z Wojewódzkim Zarządem Melioracji i Urządzeń Wodnych w zakresie utrzymania rzeki Leśna Prawa.

  17. Nadzór nad stanem technicznym targowicy miejskiej.

  18. Prowadzenie spraw związanych z oświetleniem ulicznym oraz parkowym w tym instalacja nowych punktów, rozliczanie faktur za oświetlenie ulic powiatowych i wojewódzkich.

  19. Organizacja prac porządkowych na terenie miasta:

  • zamiatanie mechaniczne i ręczne,

  • prace porządkowe,

  • nadzór nad pracownikami sezonowymi,

Referat Polityki Gospodarczej

Do zadań referatu należy:

  1. prowadzenie spraw z zakresu przewidzianego ustawą o swobodzie działalności gospodarczej, w tym:
    1. prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej na terenie Gminy,
    2. dokonywanie wpisów i wykreśleń do ewidencji oraz dokonywanie zmian w istniejącym wpisie,
    3. umożliwienie zainteresowanym wglądu do ewidencji oraz udzielanie informacji z zakresu prowadzonej ewidencji;
  2. prowadzenie spraw z zakresu przewidzianego ustawą o transporcie drogowym;
  3. prowadzenie spraw z zakresu przewidzianego ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych;
  4. współpraca z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego w zakresie realizacji zadań Gminy Miejskiej Hajnówka;
  5. koordynacja prac związanych z opracowywaniem i monitorowaniem rocznego programu współpracy miasta Hajnówka z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
  6. stałe monitorowanie możliwości pozyskiwania środków zewnętrznych na realizację zadań własnych miasta oraz proponowanie rozwiązań pozyskiwania środków na finansowanie inwestycji prowadzonych z udziałem jednostek organizacyjnych, w szczególności w zakresie nowej ścieżki rozwoju miasta;
  7. przygotowywanie i rozliczanie merytoryczne wniosków (aplikacji) o dofinansowanie zadań i inwestycji miejskich;
  8. prowadzenie spraw związanych z integracją europejską oraz członkostwem w Unii Europejskiej;
  9. nawiązywanie i prowadzenie współpracy z organizacjami i stowarzyszeniami, w tym na rzecz współpracy gospodarczej;
  10. realizacja zadań wynikających z szeroko pojętej współpracy zagranicznej,
  11. prowadzenie dokumentacji formalno-prawnej wynikającej z nadzoru nad spółkami komunalnymi;
  12. realizacja zadań w zakresie realizacji ustawy o wychowanie w trzeźwości, przeciwdziałaniu alkoholizmowi, w tym wydawania zezwoleń na sprzedaż alkoholu;
  13. realizacja zadań w zakresie realizacji ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii;
  14. realizacja działań promocyjnych miasta, w tym w szczególności administrowanie zasobami promocyjnymi miasta;
  15. prowadzenie spraw z zakresu przewidzianego ustawą o zbiórkach publicznych;
  16. opracowywanie sprawozdań z działalności Burmistrza;
  17. prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej i strony internetowej Urzędu Miasta.

Referat Rozwoju

  1. realizacja polityki rozwoju wynikającej z założeń nowej ścieżki rozwoju miasta Hajnówka przygotowanej do Programu Rozwój Lokalny oraz podejmowanie spójnych i komplementarnych z tą wizją inicjatyw oraz działań rozwojowych;
  2. utrzymywanie współpracy z innymi komórkami urzędu w powyższym zakresie, jednostkami podległymi samorządowi miasta Hajnówka czy partnerami współpracy;
  3. analiza i ocena inwestycji i przedsięwzięć rozwojowych w zakresie ich oddziaływania i wpływu na rozwój miasta;
  4. integrowanie działań podejmowanych przez samorząd miasta poprzez wymianę informacji i uzgadnianie potrzeb w ramach inwestycji i przedsięwzięć rozwojowych;
  5. poszukiwanie źródeł wsparcia na realizację zadań wpływających na wdrażanie założeń nowej ścieżki rozwoju miasta Hajnówka;
  6. stałe monitorowanie możliwości pozyskiwania środków zewnętrznych na realizację zadań własnych miasta oraz proponowanie rozwiązań pozyskiwania środków na finansowanie inwestycji prowadzonych z udziałem jednostek organizacyjnych, w szczególności w zakresie nowej ścieżki rozwoju miasta;
  7. przygotowywanie i rozliczanie merytoryczne wniosków (aplikacji) o dofinansowanie zadań i inwestycji miejskich;
  8. prowadzenie spraw związanych z integracją europejską oraz członkostwem w Unii Europejskiej;
  9. prowadzenie prac związanych z planowaniem i realizacją strategii i kierunków rozwoju miasta, w tym:
    1. inicjowanie i koordynowanie prac w zakresie opracowania strategi rozwojowych miasta,
    2. monitoring i sprawozdawczość dotycząca realizacji strategii rozwojowych miasta,
    3. współpraca z samorządem województwa, powiatem gminami oraz innymi jednostkami organizacyjnymi i partnerami w zakresie realizacji opracowywanych lub przyjętych strategii rozwoju,
    4. sporządzanie bieżących oraz okresowych analiz i ocen rozwoju społeczno-gospodarczego miasta,
    5. monitorowanie wszystkich dokumentów strategicznych, planów i programów obowiązujących w gminie miejskiej Hajnówka, przy współpracy ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi Urzędu i jednostkami organizacyjnymi gminy
  10. współpraca z innymi zespołami czy podmiotami w zakresie planowania i realizacji ich polityk czy strategii rozwoju, w tym w szczególności w obszarach spójnych z założeniami nowej ścieżki rozwoju miasta;
  11. koordynowanie prac związanych z programem rewitalizacji miasta;
  12. koordynowanie prac związanych z wdrażaniem strategi marki Hajnówka, w tym w szczególności inicjowanie i opiniowanie przedsięwzięć służących kreowaniu jednolitej wizji promocji miasta Hajnówka oraz budowaniu spójnego jego wizerunku;
  13. nadzór i opiniowanie realizowanych form i narzędzi promocji miasta oraz wpływających na wizerunek miasta, tj. w szczególności strona www miasta, media społecznościowe, oficjalne wydawnictwa lub wspierane wydawnictwa, publikacje itp.;
  14. gromadzenie informacji o mieście, pozyskiwanie materiałów czy produktów promujących miasto na zewnątrz;
  15. prowadzenie spraw z zakresu przewidzianego ustawą o usługach turystycznych, w tym prowadzenie ewidencji obiektów hotelarskich oraz innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie;
  16. nawiązywanie i prowadzenie współpracy z organizacjami i stowarzyszeniami, w tym na rzecz współpracy gospodarczej, w tym w szczególności w obszarze spójnym z nową ścieżką rozwoju miasta;
  17. monitorowanie i ocena potrzeb w zakresie sytuacji gospodarczej na terenie miasta i powiatu oraz opracowywanie strategii i programów rozwojowych w tym zakresie.

Referat Społeczno-Administracyjny

  • sprawy meldunkowe - tel. 85-682-21-97,

  • dowody osobiste - tel. 85-682 64-52,

  • kadry w UM - tel. 85-682-64-52,

  • prowadzenie archiwum zakładowego - tel. 85-682-20-17

Stanowisko samodzielne

  • informatyk UM Hajnówka: tel. 85 682 2180 (jw@hajnowka.pl).

Stanowisko d/s ochrony  informacji niejawnych PO

  • sprawy obrony cywilnej - tel. 85-682-29-05,

  • zarządzanie kryzysowe - tel. 85-682-29-05,

Sekretariat

  • przyjmowanie korespondencji,

  • informacja na temat pracy urzędu i burmistrza,

Urząd Stanu Cywilnego

  • rejestracja małżeństw, urodzeń i zgonów,

  • zawieranie związków małżeńskich,

  • wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego.

Zespół Oświaty, Kultury i Sportu – symbol ZOK

Do zadań Zespołu Oświaty, Kultury i Sportu - należą sprawy z zakresu oświaty i wychowania dzieci i młodzieży oraz kultury i sportu, a w szczególności:

  1. Planowanie sieci przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów.

  2. Wykonywanie czynności związanych z zakładaniem, prowadzeniem przekształcaniem, utrzymywaniem oraz likwidowaniem przedszkoli samorządowych, publicznych szkół podstawowych i gimnazjów, dla których organem prowadzących jest Gmina Miejska Hajnówka.

  3. Prowadzenie spraw związanych z wpisywaniem do ewidencji szkół niepublicznych.

  4. Ustalanie obwodów szkół podstawowych i gimnazjów, dla których organem prowadzących jest Gmina Miejska Hajnówka.

  5. Koordynowanie działalności wychowawczo–dydaktycznej i opiekuńczej szkół i przedszkoli samorządowych, dla których organem prowadzącym jest Gmina Miejska Hajnówka.

  6. Prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli (dotyczy awansu na nauczyciela mianowanego).

  7. Przeprowadzanie konkursów na dyrektorów szkół i przedszkoli.

  8. Weryfikacja arkuszy organizacyjnych szkół i przedszkoli.

  9. Współdziałanie z dyrektorami szkół i przedszkoli w zakresie przeglądów technicznych obiektów oświatowych oraz ustalanie hierarchii potrzeb w zakresie remontów szkół i przedszkoli samorządowych.

  10. Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy uczniom:

  • stypendia i zasiłki szkolne dla uczniów,

  • wyprawka szkolna,

  • dojazdy uczniów do szkoły,

  • inna pomoc wynikająca z przepisów prawa oświatowego.

  1. Udział w imprezach szkół i przedszkoli oraz uczestniczenie w razie potrzeby w posiedzeniach rad pedagogicznych.

  2. Prowadzenie spraw związanych z realizacją obowiązku szkolnego i obowiązku nauki.

  3. Prowadzenie statystyki oświatowej.

  4. Nadzór nad przestrzeganiem przez dyrektorów szkół i przedszkoli prawa oświatowego, uchwał Rady Miasta Hajnówka i Zarządzeń Burmistrza Miasta Hajnówka.

  5. Występowanie z wnioskami do Burmistrza Miasta Hajnówka o przyznanie nagród dyrektorom szkół i przedszkoli z okazji Dnia Edukacji Narodowej.

  6. Występowanie z wnioskami do Burmistrza Miasta Hajnówka o ustalenie dodatku funkcyjnego i motywacyjnego dyrektorom szkół i przedszkoli.

  7. Podejmowanie czynności w imieniu pracodawcy z zakresu prawa pracy w stosunku do dyrektorów szkół i przedszkoli samorządowych w zakresie: udzielania urlopów wypoczynkowych.

  8. Współpraca z Podlaskim Kuratorem Oświaty jako organem sprawującym nadzór pedagogiczny nad placówkami oświatowo – wychowawczymi.

  9. Współpraca z Hajnowskim Domem Kultury, Ośrodkiem Sportu i Rekreacji w Hajnówce, Miejską Biblioteką Publiczną w Hajnówce oraz innymi instytucjami i organizacjami w zakresie upowszechniania kultury i sportu.